Omgekeerde wereld

24 januari 2018

Beste Jaap,

Je noemt Peter van Straten en Siegried Woldhek in reactie op mijn blog over karikaturen, maar als er twee illustratoren GEEN karikaturen tekenen, dan zijn het deze twee wel. Zij zijn in staat tot een grote mate van non-karikaturaal typeren. Heel knap, zoveel nuance in een paar pennenstreken.

Over karikaturen gesproken. Ik moet even wat aan je kwijt over de (rijks)overheid. Je weet wel, die sector die vindt dat het burgers gemakkelijker gemaakt moet worden, met minder regels en zo.

Enige tijd geleden zijn al die overheden (en andere non-profit-organisaties) overgegaan op elektronisch factureren. In principe een hartstikke handig middel om het jezelf en je debi- en crediteuren makkelijk te maken. Maar niet bij de overheid. Ze verplaatsen gewoon (de verantwoordelijkheid voor) hun administratie naar jou, terwijl zij bepalen hoe je die voert.

Op de eerste plaats hebben ze die electronisering gekoppeld aan leveringsvoorwaarden. Niet die van de leverancier, maar van hen. Leveringsvoorwaarden die die van de leverancier buiten werking stellen. Wil je een betalingstermijn van 14 dagen hanteren als leverancier? Jammer dan, de overheid hanteert een termijn van 30 dagen.

Op de tweede plaats ben jij verantwoordelijk geworden voor het ordernummer. Heb je zelf ordernummers, jammer dan, je moet die van hen hebben. Zonder hun ordernummer ben je onherkenbaar in de administratie en kan de factuur niet in behandeling genomen worden. Meestal krijg ik niet spontaan zo’n nummer. Dus ga ik er zelf achteraan voordat ik mijn factuur verstuur. (Verstuur je je factuur zonder ordernummer, krijg je hem na zo’n dag of dertig retour).

Vervolgens mag ik mijn factuur naar een speciaal voor de factuur bedoeld e-mailadres sturen. Per kerende post krijg ik dan een no-reply-antwoord waarin staat waar mijn factuur allemaal aan moet voldoen. Doet mijn factuur dat niet, dan kan deze niet in behandeling genomen worden.

Doe je toch iets verkeerd, en wil je dat herstellen, wens ik iedereen veel succes, want zo’n e-mailadres is een soort black box waar je factuur in verdwijnt. Niemand die je vervolgens helpt om bij degene te komen die die fout kan herstellen. Iets fout gedaan? Duimen maar dat het goed komt.

Hier ben ik allemaal al aan gewend, maar het mooiste overkwam me een paar weken geleden. Ik had keurig mijn factuur, met ordernummer, naar het betreffende e-mailadres gestuurd. Vervolgens kreeg ik na een paar weken een mailtje of ik een creditnota kon sturen. Zonder uitleg.

Dan maar bellen waarom dat moest. Nou, dat zat zo. Ik had met mijn opdrachtgever – die dus in die organisatie werkt – afgesproken dat vooraf betaald zou worden. Maar in de leveringsvoorwaarden van deze organisatie staat dat ze alleen betalen na levering van de dienst. Dus mijn factuur was te vroeg verstuurd.

Ik probeerde het nog klantvriendelijk en praktisch op te lossen: ‘Nou, prima, dan hou ik rekening met late betaling en dan betalen jullie achteraf.’ Maar zo makkelijk ging dat niet. Want zij moeten facturen binnen dertig dagen betalen en een te laat betaalde factuur staat niet goed in de prestatierapportage.

Voor mij betekent het extra administratief gedoe met creditnota’s voor iets waar ik geen fout gemaakt heb, om een quasifout van hen te voorkomen.

Dat is al maf, maar het werd nog ietsje erger. Ik sprak af dat ik een creditnota zou sturen als ik van hen een opdrachtbevestiging kreeg. (Ik ga daar een beetje een creditnota sturen zonder de bevestiging dat ik later alsnog betaald zou krijgen!) Een week later werd ik gebeld. Door een andere afdeling natuurlijk. Of ik die creditnota al gestuurd had?

Nee dus, want ik had die opdrachtbevestiging nog niet. Van die afspraak wist deze dame niets af. Of ik dan alsnog een keer achter degene aan wilde mailen/bellen met wie ik die afspraak gemaakt had. Ze moesten die creditnota namelijk wel snel hebben. De administratie moet namelijk voor de jaarafsluiting sluitend zijn.

En zo ben ik verzeild geraakt in de ingewikkelde administratie, met leveringsvoorwaarden, van een organisatie aan wie ik een dienst geleverd heb. Volgens mij heb ik nu een claim op hen. Maar ze gedragen zich alsof ze me een gunst verlenen. We willen een transformatie van de overheid, maar dit is de omgekeerde wereld.

Groet, Leike