Een hele tour

21 juli 2015

Beste Jaap,

Vorige week was Utrecht in de ban van de Tour de France. Een lang weekend lang prachtig weer, feest en racende renners. Ik woonde twee dagen in de binnenring van het parcours. Kon op zaterdag geen kant op. Alles afgesloten en al heel vroeg bomvol. Even was ik volledig opgesloten in een evenement.
Je weet dat ik niet van menigten hou. Als ik drukte kan vermijden, dan doe ik dat. Dat kon nu ook. Lekker op mijn balkonnetje. Watermeloen, thee en boekje bij de hand. Op mijn Ipad de starttijden van de renner, zodat ik kon zien wie er langs racete.
Klinkt relaxt, toch?
Maar ik kon me er niet helemaal aan onttrekken. Moest toch even naar de bakker, wilde bloemen halen, moest nog even naar de supermarkt, wilde sporten en (dom!) de stad uit om aan de drukte te ontsnappen. En dus moest ik het evenement in en kreeg ik te maken met de verschillende facetten van de organisatie ervan. En het was er allemaal.

Mensen maken de organisatie, en dat gold ook hier. Het was gezellig in de stad. Vrolijke bezoekers, behulpzame vrijwilligers. Mensen die wisten wat ze moesten doen, wat kon en niet kon, maar die ook wisten hoe daar niet al te star mee om te gaan. Om 8 uur kon ik nog wel richting bakker met mijn fiets, maar niet meer terug. Dus tilde een van de vrijwilligers – heel attent – mijn fiets over de (toen al drukke) loopbrug.
Ook taakomschrijvingen en roosters waren duidelijk: iedereen wist wat ‘ ie wanneer moest doen en wat zijn bijdrage aan het grote geheel was, of je nou tourmaker was of een optreden gaf op het Janskerkhof. Bovendien was duidelijk wat er te doen was en waaraan bijgedragen moest worden. Processen waren goed op elkaar afgestemd waardoor het hele evenement als een zonnetje verliep. En tot slot: de (infra)structuur van het gehaal was stevig en duidelijk. Ik wist al weken dat ik de enclave niet uit kon. Vanaf vrijdagavond niet meer met de auto. Daarna nog maar moeilijk met de fiets en lopend alleen via de loopbruggen.
Een organisatie van vijf dagen, dwars door de stad, bemensd door honderden mensen. En het ging niet gewoon goed, maar bijzonder goed. Echt heel erg knap, wat er in Utrecht gedaan is.

In dit geval leidde al die duidelijke structuren, processen, taakomschrijvingen en bemensing tot een vrolijk, gezellig, goed geleid geheel waarin iedereen plezier heeft.
Bijzonder toch dat dat in ‘gewone’ organisaties vaak zo moeilijk te realiseren is. Dat kan niet alleen te wijten zijn aan het weer, toch?

Groet, Leike

PS: nu ik weer vrij door de stad kan bewegen, ga ik ook even op zomerreces. Ik schrijf je over een dikke maand weer.